Tourisme i

Gestion des contacts de l’Office de Tourisme Informatisé

SYSTEME OPERATIONNEL

DE GESTION DES PROCESSUS DE CONTACTS

METASERVICES 2005

QU'EST-CE QUE LE Tourisme i ?

Le Tourisme i est un système complet de gestion des contacts et de la connaissance des personnes. La mise en place de cet outil constitue une véritable démarche globale de gestion. Il permet d’améliorer la productivité de l’information tant individualisée que statistique, il contient tous les éléments utiles pour la gestion de vos contacts. Il permet en outre de calculer l’activité et de quantifier les actions entreprises. Il est compatible avec les prescriptions en matière d’obligation sur les démarches qualités. Ces caractéristiques en font aujourd'hui l'un des premiers instruments opérationnels de suivi des activités de contact en office du tourisme.

Il a été mis au point par une équipe pluridisciplinaire, spécialisée dans l'ingénierie informatique, la gestion des offices du tourisme qui en a testé les performances.

La finalité du Tourisme i est de donner à chaque acteur de cette activité les moyens de montrer, tracer, sécuriser les contacts réalisés. A ce titre le Tourisme i fait parti des procédures qualités.

UN INSTRUMENT D'INFORMATION POLYVALENT.

Le Tourisme i s'appuie sur le repérage individualisé des informations issues des contacts utiles pour formuler une réponse adaptée et sur les activités globales. Un thesaurus d’information, validé par des professionnels de soins, permet de cheminer du contact individuel de l’office du Tourisme jusqu’aux actions à mener en conformité avec le niveau de relation requis par les politiques des offices les plus couramment admises.

Le Tourisme i est opposable au gestionnaire pour prouver ce qui est fait, comme aux tutelles sous sa forme comptabilisée pour argumenter les activités de l’office du tourisme.

Il fournit des informations probantes lors de discussions sur les modes d'organisation des équipes et des effectifs.

La trame de l'outil en fait un support de base idéal pour l'application d'autres modes d'évaluation, en particulier de la qualité et de l'efficacité de l’organisation.

UN OUTIL INTEGRE A LA PRATIQUE DES O.T.

L'implantation du Tourisme i ne perturbe pas l'organisation des équipes. Les méthodes utilisées ont été élaborées et validées par des professionnels. Leur maniabilité et leur acceptabilité par le personnel dont il valorise la fonction, sont deux caractéristiques fondamentales de l'outil.

Le Tourisme i a été conçu pour fournir une autonomie du service de l’Office du Tourisme dans le recueil et le traitement des données avec une utilisation simple et ergonomique de l'outil.

COMMENT IMPLANTER Tourisme i ?

Le Tourisme i se présente sous forme d’un outil d’organisation des supports de l’activité de contact et d'un logiciel Windows. Sa documentation contient tous les éléments méthodologiques ainsi que le mode d'emploi utilisateurs. Il ne demande pas de connaissances informatiques spécifiques.

Tourisme i ne demande aucune modification des circuits administratifs ou d'informations et ne requiert qu'une emprise minime sur le temps agent.

METASERVICES fournit une assistance gratuite et permanente pour les problèmes techniques de mise en oeuvre du logiciel.

POUR CONNAITRE LES CONTACTS...

Le Tourisme i vous donne l'ensemble des documents personnalisés de saisie de l'information. Sa forme en codes raccourcis permet rapidité, simplicité et sécurité lors du recueil des informations. Il se compose d’une partie fixe (identification, connaissance de la personne..), et d’une partie variable (le suivi de la demande proprement dite).

Chaque personne est identifiée pour des courriers qui lui sont propres (quatre modèles sur 6 langues). Le suivi est quotidien ou hebdomadaire selon les besoins de l’office. On constitue pour chaque contact une réponse adaptée et individualisée.

On peut ainsi à tout moment produire l’ensemble des informations concernant un contact.

Ces informations sont suffisamment précises pour produire une classification.

...ET LES ACTIONS A REALISER.

Le Tourisme i n’est pas simplement un outil pour consigner les informations mais un véritable outil de management des contacts. Les professionnels qui l’ont mis au point, ont réussi à y intégrer un lien entre les contacts obtenus et les actions susceptibles d’être réalisées et entrant dans le champ des mission de l’Office du Tourisme. Ainsi chaque contact vient enrichir la connaissance sur les personnes qui s’adressent à l’ O.T. Des journaux « presse bouton », détails et cumuls les caractéristiques des contacts et les types des demandes et réponses. Ces documents, véritable plate forme d’organisation quotidienne, adopte un langage simple, clair et opérationnel.

L’ensemble de ces informations est exploitable pour la recherche d’impact, l’évaluation quantitative des contacts, les rapports d’activités etc.…

Le Tourisme i représente aujourd’hui un optimum opérationnel c’est-à-dire le meilleur compromis entre la technique (informatique), l’information (traçabilité, exhaustivité et précision) et enfin de coût (prix de l’outil, charge pour le personnel).

CARACTERISTIQUES TECHNIQUES

Matériel requis :	Micro ordinateur PC compatible
	Un lecteur de CDROM
	Un disque dur avec 10 Mo
	Un écran VGA standard (800x600) ou plus
	Une imprimante (couleur de préférence) avec son gestionnaire Windows
	Windows ,95,98,2000,XP ou Windows NT
Assistance :	Assistance technique par téléphone gratuite. Pas de frais de maintenance.
Compatibilité :	100 % compatible avec les formats standard de fichiers.
Conformité :	Le recueil et le traitement de l'information sont strictement conformes aux prescriptions méthodologiques » Qualité ».
Mise à jour :	Les mises à jour liées aux évolutions méthodologiques sont gratuites.
Interfaces :	Tourisme i accepte des fichiers externes Excel
Documentation :	La documentation concerne l'installation et l'utilisation du logiciel. Elle contient aussi les dernières mises à jour, des notices d'utilisation sont jointes aux documents de recueil.
Paramétrage :	Il concerne l'ensemble des informations générales : noms des services, les différents modes de calculs, les utilisateur le codes de saisi, la base géoghaphique...
Saisie :	Une attention particulière a été apportée à la saisie des données, à la fois simple et rapide. .
Editions :	Tourisme i permet d'imprimer une grande variété de tableaux regrouper en 3 thémes rapports d'activité de contact, comparaison et évolution, gestion de la documentation. Leur obtention est "Presse bouton", prêt à relier.
Temps de saisie :	Moins d'une minute par contact
Cadre contractuel :	La licence d'utilisation est accordée à un établissement quel que soit le nombre d'unités ou d'implantations.
Prix du produit :	Le produit et ses documentations sont vendus au prix de 1400 € ttc

Pour toute information: Christophe SAINT-AUBERT

METASERVICES

1, impasse J-P Rameau

66470 SAINTE-MARIE

Téléphone 04 68 80 24 82 - Télécopie 04 68 73 49 04 – Courriel Christophe@metaserv.org